こんにちは。たにです。
今日は僕が生産性を向上させるために実行した3つの施策を紹介したいと思います。
- 生産性を上げる目的の明確化
- ゴールイメージと時間見積もりの重要性
- 自分の正解を信じる勇気
- 振り返りによる継続的な改善
1. 生産性を上げる目的は？
会社の中にいると「生産性をあげよう！」みたいな雰囲気が漠然と漂っていますが、まずは自分ごととして捉えるために、自分なりの目的を設定しました。僕の場合は、「 自分が自由に使える時間を増やすため 」でした。
会社員として自分に与えられたタスクだったり役割だったりの成果を出すために、どうしても仕事に追われることが多くなり、結果的に残業という形で会社に拘束される時間が多くなっていました。そこで、短い時間で同じ成果を出せるようになって、自分がやりたいことや自分が大事にしたいことに時間を使えるようになりたい！という目標をたてました。
結果を先に言うと、この目標を持ったことで残業時間は減り、このようにブログを書いて情報発信するという自分のやりたいことに時間を割けるようになりました。そこに至るまでに僕が実行した施策を紹介していきます。
2. ゴールをイメージして、どれくらい時間がかかるかを見積もる
まずはこちら。それまでは1つのタスクに対して作業を進めながら、どうするべきか？最適な答えはこれで良いか？をじっくり考えながら完成形を作り上げていくことが多かったのですが、それだと遠回りになることが多く、無駄な時間を消費していることが多かったと考えました。そこで、初めにゴールをある程度イメージして、そのゴールに向かっていくという意識を強くしました。
例えば、自分たちが検討した内容をお客さんに説明する資料を作るというタスクがあったときに、すでにある画面イメージだったり文章だったりを組み合わせて資料っぽいものを作っていくのではなく、初めに伝えたいことを明確にし、それを伝えるためのストーリーを決めてから資料を作るようにしました。
それによってゴールまでの寄り道が減り、完成までの時間を短縮することができたと思っています。
そして、ゴールの形をイメージしたときに、自分だったらどれくらいの時間がかかるかも一緒に考えるようにしました。それが作業時間に対する目標にもなるし、品質を上げるために時間をかけすぎないための1つの基準にもなると思っています。
例えば、1つの資料作成に2時間かかると考えたときに、2時間以内で作るぞ！という目標に向かって集中して取り組んだり、あと1時間かければクオリティを上げることはできるけど、2時間経ったから1回レビューしてもらおう、といった感じです。
このとき、数日かかるような作業規模があるときは、数時間や半日くらいでできる単位に小さく分割することをお勧めします。日を跨ぐとそこで1回作業が途切れてしまうので、集中とか意識を作り直す必要が出てきてしまいます。そうならないように、その日のうちにやり切れる単位で目標設定をした方がいいと思っています。
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3. 誰かの正解を目指さないで、自分の正解を信じる
これは日本の教育システムがそうさせるんじゃないかと考えているのですが、正解を他人に委ねるのではなくて、まずは自分の正解を信じて進む勇気を持つことが大事だと思っています。
振り返ると、教科書に書かれていることが正解、それを理解できているかどうかをテストで判定され、テストの点数という形で定量化されて他人と比較される。そんな学生時代を過ごしてきたこともあって、どうしても自分ではないどこかに正解を置きたくなることが多いと感じています。
例えば、先ほどの資料作りで考えてみると、以前に作った資料がこうだったからそうすべきなんじゃないかとか、もっと良い表現方法があるんじゃないかとか、自分の中にない正解を目指していることが多かったです。ただ、それだと迷っている時間が多くなっていました。
もちろん、そのタスクを実行する中でそれまでの自分にない情報をインプットすることでスキルアップにはなるのである程度は必要だと思いますが、生産性という観点ではアウトプットの方が重要な要素になるので、インプットに時間をかけ過ぎないように注意が必要です。
生産性を上げるという目的を優先するなら、自分が正解と思ったゴールを先にアウトプットして、それをレビューしてもらうという意識に切り替えることで、結果的には時間の短縮に繋がったと思っています。
4. 終わったあとで振り返り、次に繋げる
最後はこちら。これをやるかやらないかで大きく差が出ると思っています。具体的には、最初に立てた目標時間と結果的にかかった時間を比較します。
その結果が目標通りだったり、目標より早く終わったときは、達成感を味わいながらちょっと一休みして、次のタスクに向かっていきましょう。もし余裕があれば、次はもっと早く終わらせるためにできることを考えるとより生産性が上がるスピードも上がると思います。
逆に、目標よりも時間がかかってしまったときは、それを自分が変わるきっかけにしちゃいましょう！
目標時間の設定は適切だったか、なぜ予定通りにならなかったのか、まずはその理由をはっきりとさせます。次にその理由を繰り返さないように自分の行動を変える部分を明確にします。
例えば、ゴールのイメージが甘くて作業しながら完成形を考えていてそこに時間がかかったと思ったら、次はゴールのイメージを定めてから作業をするとか、休憩時間を多くとりすぎたと思ったら、休憩の回数を決めたりとか。
このように日々の作業の中にも自分だけのPDCAを埋め込むことで、自分が変わるきっかけを自分で作り出すことができるようになり、それを繰り返すことでどんどん生産性が上がることが実感できると思います。
まとめ
いかがでしたでしょうか。これを読んでいいなーと思ったところだけでも実践してもらえたら嬉しいです！
みんなで生産性を上げて、自分がわくわくできる時間をどんどん増やしていきましょう！
ではでは。